Como escolher uma boa agência receptiva

Trabalhar com uma agência receptiva pode fazer uma enorme diferença na qualidade do serviço que uma agência emissora oferece aos seus clientes.

No entanto, nem todas as agências receptivas acrescentam o mesmo valor.

Duas empresas podem oferecer serviços muito semelhantes no papel e, ainda assim, responder de forma completamente diferente quando surge um imprevisto, quando é necessário gerir um grupo complexo ou adaptar rapidamente um programa no destino.

Por isso, a escolha de uma agência receptiva não deve basear-se apenas no preço. A qualidade da colaboração dependerá de muitos outros fatores que importa analisar antes de iniciar uma parceria.

Uma agência receptiva pode ter um bom website, uma apresentação comercial apelativa e uma oferta alargada de serviços.

Contudo, aquilo que realmente acrescenta valor é a experiência acumulada na operação do destino.

Uma empresa que trabalha há vários anos no terreno dispõe, normalmente, de:

• • melhores contactos
  • maior conhecimento operacional
  • experiência na resolução de imprevistos
  • informação mais atualizada
  • maior capacidade para antecipar possíveis problemas

Quando uma agência emissora procura estabilidade e segurança, esta experiência é, geralmente, um dos primeiros aspetos a considerar.

A qualidade de uma agência receptiva reflete-se, em grande medida, na qualidade da sua rede de parceiros.

Para além do preço, importa avaliar:

• • com que fornecedores trabalha
  • há quanto tempo colabora com eles
  • qual a capacidade de resposta desses parceiros
  • que nível de controlo mantém sobre os serviços contratados

No final, a experiência do viajante dependerá, em grande parte, da qualidade dos hotéis, transportadores, guias, atividades e restantes empresas envolvidas na viagem.

Por isso, uma agência receptiva sólida dedica um esforço significativo à construção e manutenção de uma rede fiável de parceiros.

→ Que problemas resolve uma agência receptiva às agências emissoras.

Praticamente qualquer empresa consegue gerir uma viagem quando tudo corre conforme previsto.

As diferenças surgem quando aparecem situações inesperadas, como alterações meteorológicas que obrigam a modificar uma excursão, cancelamentos por parte de fornecedores, atrasos nos transportes, problemas nos alojamentos ou alterações de última hora solicitadas pelo cliente, entre muitos outros imprevistos que podem ocorrer.

Uma boa agência receptiva distingue-se precisamente pela sua capacidade de reagir rapidamente e apresentar soluções viáveis, minimizando o impacto na experiência do viajante.

Por isso, uma das perguntas mais importantes que uma agência emissora deve colocar é: Como reage esta agência receptiva quando surge um imprevisto?

Uma colaboração profissional funciona muito melhor quando existe uma comunicação fluída entre ambas as partes.

A agência receptiva deve ser capaz de:

• • informar com rapidez
  • comunicar imprevistos de forma transparente
  • esclarecer dúvidas operacionais;
  • fornecer informação atualizada sobre o destino
  • colaborar no desenvolvimento de novos produtos

A falta de comunicação está frequentemente na origem de muitos dos problemas que acabam por surgir durante a execução da viagem.

→ Como trabalham as agências receptivas com as agências emissoras.

Nem todas as agências receptivas trabalham da mesma forma nem estão orientadas para os mesmos segmentos de clientes.

Algumas destacam-se em:

• • viagens corporativas
  • grupos
  • viagens de incentivo
  • turismo de luxo
  • experiências personalizadas
  • programas culturais
  • turismo de natureza e aventura

Conhecer os verdadeiros pontos fortes de cada agência receptiva ajuda a selecionar o parceiro mais adequado para cada projeto ou perfil de viajante.

Existem alguns indicadores que costumam transmitir confiança mesmo antes da primeira operação:

• • referências comprovadas
  • percurso sólido e consistente
  • profundo conhecimento do destino
  • proposta de valor bem definida
  • rapidez na resposta
  • transparência na comunicação
  • capacidade para apresentar ideias e sugestões de melhoria

Habitualmente, as melhores relações profissionais começam precisamente com este tipo de sinais.

Muitas das colaborações mais sólidas do setor nascem através de recomendações entre profissionais.

Quando uma agência receptiva inspira confiança, é natural que as agências partilhem essa experiência com outros colegas do setor.

É por isso que as redes profissionais continuam a ter um papel tão importante.

A DIT disponibiliza uma ferramenta que permite consultar as opiniões das agências do grupo, baseadas na experiência real que tiveram com cada agência receptiva, apresentando avaliações simples e fáceis de interpretar.

A experiência compartilhada entre a DIT e a sua rede de agências ajuda a identificar parceiros de confiança e a evitar erros na escolha de colaboradores locais.

Escolher uma boa agência receptiva é uma decisão que pode influenciar diretamente a satisfação do cliente e a reputação da agência emissora.

A experiência no destino, a qualidade dos fornecedores, a capacidade de resposta, a comunicação e a especialização são, normalmente, fatores muito mais importantes do que uma simples comparação de preços.

Quando se encontra uma agência receptiva de confiança, a relação deixa de ser uma contratação pontual e transforma-se numa parceria estratégica de longo prazo.