Operação diária de uma agência de viagens tradicional

A operação diária de uma agência de viagens tradicional é muito mais complexa do que aquilo que o cliente final normalmente percebe. Por detrás de cada reserva existem processos, documentação, fornecedores, incidentes, tarefas administrativas e uma gestão constante que exige tempo, organização e recursos.

O dia de trabalho começa frequentemente com o atendimento ao cliente:

• • consultas presenciais
  • elaboração de orçamentos
  • acompanhamento de propostas
  • entrega de documentação
  • esclarecimento de dúvidas

O atendimento personalizado continua a ser um dos principais fatores diferenciadores de muitas agências tradicionais, embora também consuma uma parte significativa do tempo operacional. 

→ Tipos de agências tradicionais.

Uma parte essencial do dia a dia é a gestão de reservas:

• • voos
  • hotéis
  • circuitos turísticos
  • cruzeiros
  • seguros
  • transferes
  • serviços no destino

Cada reserva implica:

• • comparar fornecedores
  • verificar disponibilidade
  • analisar condições
  • confirmar tarifas
  • emitir documentação

A correta gestão destes processos influencia diretamente a rentabilidade, a satisfação do cliente e a produtividade da agência.

Os imprevistos fazem parte natural do trabalho diário:

• • alterações de voos
  • cancelamentos
  • erros de fornecedores
  • modificações de última hora
  • reclamações de clientes

A agência deve:

• • contactar fornecedores
  • procurar alternativas
  • gerir documentação
  • informar o cliente
  • resolver a situação no menor tempo possível

A capacidade de resposta nestes momentos costuma fazer a diferença entre uma experiência positiva e um problema para o viajante.

Cada reserva exige documentação obrigatória:

• • contratos de viagens organizadas
  • informação pré-contratual
  • seguros
  • condições gerais
  • livro de reclamações e documentação associada
  • documentação dos fornecedores
  • RGPD
  • registo de passageiros, quando aplicável

A agência é responsável por entregar, conservar e arquivar toda esta documentação de forma correta. 

→ Requisitos legais e administrativos de uma agência tradicional.

A operação diária inclui também:

• • faturação
  • recebimentos e pagamentos
  • reconciliação bancária
  • emissão de recibos
  • gestão de fornecedores
  • coordenação com a empresa de contabilidade
  • arquivo documental

São tarefas indispensáveis para o correto funcionamento da empresa, embora frequentemente consumam uma quantidade significativa de tempo e recursos.

O contacto com fornecedores é constante:

• • consultas de disponibilidade
  • pedidos especiais
  • acompanhamento de reservas
  • resolução de incidentes
  • negociações comerciais
  • questões operacionais

Uma agência tradicional pode gerir diariamente dezenas de interações com operadores turísticos, recetivos locais, consolidadores, seguradoras e outros parceiros do setor. 

A qualidade destes acordos influencia diretamente a competitividade da agência e as condições que esta pode oferecer aos seus clientes.

Embora nem sempre seja visto como parte da operação diária, a agência também deve dedicar recursos a:

• • redes sociais
  • montra e promoção local
  • campanhas comerciais
  • newsletters
  • manutenção do website
  • ações de fidelização

Sem uma estratégia adequada de captação e retenção de clientes, é difícil manter o volume de negócio necessário para sustentar a estrutura de uma agência tradicional.

A combinação de:

• • atendimento ao cliente
  • reservas
  • gestão de incidentes
  • documentação
  • administração
  • fornecedores
  • marketing

faz com que a gestão diária de uma agência tradicional seja cada vez mais exigente. Por esse motivo, muitas agências encontram na DIT uma forma de simplificar processos, aceder a ferramentas avançadas, melhorar condições comerciais e beneficiar de suporte especializado para enfrentar o dia a dia com maiores garantias.

Isto permite dedicar mais tempo ao que realmente importa: vender, aconselhar e oferecer um melhor serviço aos clientes.

→ Evolução do modelo tradicional na era digital.

Muitas agências tradicionais estão a otimizar o seu dia a dia graças ao apoio da DIT, que lhes permite reduzir a carga interna, melhorar processos e concentrar-se no que realmente importa: os seus clientes. Se pretende perceber como este modelo o pode ajudar no seu caso concreto, fale connosco.